Tecnología |
El correo electrónico Gmail es sin dudas una de las herramientas más utilizadas para conectarse con otros, principalmente en el trabajo.
De forma fácil y rápida, Gmail ayuda a las personas a organizar los e-mails que reciban durante sus vacaciones, además de enviar respuestas automáticas y administrar notificaciones.
El correo electrónico de Google es sin dudas una de las herramientas más utilizadas para conectarse con otros, principalmente en el trabajo.
Tener una bandeja de entrada “al día” o con pocos correos “no leídos” les produce a muchos una enorme satisfacción. Sin embargo, cuando salimos de vacaciones y estamos algunos días sin chequear nuestras casillas, aparece el fantasma de con qué nos encontraremos al regresar.
Para esto, la organización de la información es clave, y Gmail cuenta con una serie de funcionalidades que pueden ser de mucha ayuda antes de tomarse el tan esperado descanso.
¿Cómo posponer correos electrónicos?
Para poder darle seguimiento a tareas o proyectos al regreso del descanso, la función posponer permite seleccionar correos puntuales y postergarlos eligiendo una fecha y horario concreto para retomarlos en el futuro. Es muy simple, solo hay que seguir estos pasos:
-En la computadora, dirigirse a Gmail.
-Señalar el correo electrónico puntual.
-A la derecha, hacer clic en Posponer.
-Elegir un día y horario posteriores para volver a recibir el correo electrónico.
Tip: Para posponer varios mensajes, se puede seleccionarlos y en la parte superior, clickear en Posponer. Estos correos se encontrarán en la categoría Pospuestos del menú o tipeando in:snoozed en la barra de búsqueda.
¿Cómo agrupar correos electrónicos en carpetas?
Los filtros en Gmail nos permiten crear reglas y acciones para determinados correos. Durante las vacaciones puede ser muy útil crear reglas que identifiquen de forma automática ciertos tipos de correos al recibirlos y se guarden con una etiqueta específica para tener mejor organizada la bandeja de entrada al retomar las actividades.
-En Gmail, en el cuadro de búsqueda de arriba de todo, clickear en opciones de búsqueda
-Escribir los criterios de la búsqueda. Por ejemplo algún remitente particular o alguna palabra clave en el asunto.
-En la parte inferior de la ventana, seleccionar Crear filtro.
-Elegir lo que querés que haga el filtro con los mensajes.
-Finalizar clickeando en Crear filtro.
¿Cómo configurar el “fuera de oficina''?
Para responder de forma automática los correos recibidos durante las vacaciones e informar la fecha de regreso o alternativas de contacto, Gmail permite activar esta función con los siguientes pasos:
-Desde la computadora, abrir Gmail.
-En la esquina superior derecha, clickear el ícono de Configuración Configuración y luego, y luego “Ver toda la configuración”.
-Desplazarse hasta la sección "Respuesta automática".
-Seleccionar Respuesta automática activada.
-Completar el período, el asunto y el mensaje. Aquí se puede personalizar el contenido del mismo según prefiera cada usuario.
-En la parte inferior de la página, hacer clic en Guardar cambios.
Tip: Si se utiliza Gmail en el trabajo o una organización se puede elegir si la respuesta automática se envía a todos los correos recibidos o sólo a las personas de la organización tildando la opción deseada en el mismo panel de configuración.
Google Chat también permite personalizar el estado para que aquellos que contacten a usuarios de vacaciones sepan que no están disponibles. ¿Cómo? Para definir un estado personalizado:
-Ingresar a Google Chat o a la cuenta de Gmail.
-En el indicador de estado situado en la parte superior, clickear en el desplegable con la flecha hacia abajoFlecha hacia abajo.
-Seleccionar Añadir un estado.
-Seguir las indicaciones para elegir un emoji, escribir un mensaje de estado o finalizar o borrar un estado.
-Finalizar con click en Listo.
¿Cómo desactivar las notificaciones de Gmail?
Los usuarios pueden desactivar las notificaciones de correo electrónico tanto en la computadora como en sus dispositivos móviles durante el período de descanso para evitar interrupciones y relajarse al 100%.